Hướng dẫn quyết toán thuế TNCN cuối năm - Đầy đủ từ A đến Z

Quyết toán thuế TNCN là gì?

Quyết toán thuế TNCN là việc tổng hợp toàn bộ thu nhập trong năm, tính lại thuế phải nộp, và so sánh với số thuế đã khấu trừ hàng tháng để:

• Nộp thêm nếu đóng thiếu
• Nhận hoàn nếu đóng thừa

Đây là nghĩa vụ quan trọng của người nộp thuế, thực hiện một lần mỗi năm vào đầu năm sau.

Ai phải quyết toán thuế TNCN?

Trường hợp BẮT BUỘC phải tự quyết toán

1. Có thu nhập từ 2 nơi trở lên

• Làm việc cho nhiều công ty cùng lúc
• Có thu nhập từ hợp đồng dịch vụ bên ngoài
• Vừa đi làm công ty vừa kinh doanh

2. Có thu nhập chưa được khấu trừ thuế

• Thu nhập từ khách hàng cá nhân
• Thu nhập từ nước ngoài
• Cho thuê tài sản cho cá nhân

3. Có số thuế phải nộp thêm

• Tổng thuế phải nộp > Thuế đã khấu trừ

Trường hợp ĐƯỢC ỦY QUYỀN cho công ty quyết toán

Điều kiện:

• Chỉ có thu nhập từ một nơi duy nhất
• Đã đăng ký giảm trừ gia cảnh tại công ty đó
• Có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên

Cách thực hiện:

• Ký giấy ủy quyền quyết toán thuế cho công ty
• Công ty sẽ quyết toán hộ và hoàn thuế (nếu có) qua lương

Trường hợp KHÔNG cần quyết toán

1. Thu nhập không đến mức chịu thuế

• Thu nhập tính thuế ≤ 0 sau khi trừ giảm trừ

2. Chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ 10%

• Và không muốn hoàn thuế

3. Đã ủy quyền cho công ty quyết toán

• Và không có thu nhập từ nguồn khác

Thời hạn quyết toán thuế

Thời hạn nộp tờ khai

Thời hạn nộp thuế (nếu phải nộp thêm)

• Cùng thời hạn với nộp tờ khai
• Chậm nộp sẽ bị phạt 0.03%/ngày

Thời hạn hoàn thuế

• Cơ quan thuế xử lý trong 40 ngày làm việc
• Tiền hoàn chuyển vào tài khoản ngân hàng đã đăng ký

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Tài liệu bắt buộc

1. Tờ khai quyết toán thuế (Mẫu 02/QTT-TNCN)

• Điền online tại thuedientu.gdt.gov.vn
• Hoặc tải mẫu từ website Tổng cục Thuế

2. Phụ lục bảng kê thu nhập (Mẫu 02-1/BK-TNCN)

• Liệt kê tất cả nguồn thu nhập trong năm
• Ghi rõ số thuế đã khấu trừ tại mỗi nơi

3. Chứng từ khấu trừ thuế

• Từ tất cả các nơi chi trả thu nhập
• Yêu cầu công ty cấp nếu chưa có

Tài liệu bổ sung (nếu có)

4. Giấy xác nhận người phụ thuộc

• Nếu có đăng ký giảm trừ người phụ thuộc
• Bao gồm: CCCD, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn…

5. Chứng từ đóng góp từ thiện

• Nếu muốn giảm trừ khoản đóng góp
• Biên lai từ tổ chức từ thiện hợp pháp

6. Đơn đề nghị hoàn thuế

• Nếu có thuế nộp thừa và muốn hoàn
• Kèm thông tin tài khoản ngân hàng

Cách tính thuế khi quyết toán

Bước 1: Tổng hợp thu nhập cả năm

Thu nhập từ lương:

Tổng thu nhập = Thu nhập nơi A + Thu nhập nơi B + ...

Thu nhập khác (nếu có):

• Cổ tức, lãi vốn
• Cho thuê tài sản
• Kinh doanh cá nhân

Bước 2: Tính các khoản giảm trừ

Giảm trừ bản thân (2026):

= 15.5 triệu × 12 tháng = 186 triệu/năm

Giảm trừ người phụ thuộc (2026):

= 6.2 triệu × Số tháng đăng ký × Số người phụ thuộc

Bảo hiểm bắt buộc:

• Tổng các khoản BHXH, BHYT, BHTN đã đóng

Đóng góp từ thiện (nếu có):

• Tối đa 15% thu nhập tính thuế

Bước 3: Tính thu nhập tính thuế

Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập - Giảm trừ bản thân
                   - Giảm trừ NPT - Bảo hiểm - Từ thiện

Bước 4: Tính thuế theo biểu lũy tiến

Biểu thuế 2026 (theo năm):

Bước 5: So sánh với thuế đã khấu trừ

Thuế phải nộp thêm = Thuế quyết toán - Thuế đã khấu trừ

Nếu kết quả > 0: Phải nộp thêm

Nếu kết quả < 0: Được hoàn thuế

Ví dụ quyết toán thuế chi tiết

Tình huống

Chị Lan:

• Lương công ty A: 30 triệu/tháng (12 tháng)
• Thu nhập freelance: 10 triệu/tháng (6 tháng)
• 1 con (đăng ký 12 tháng)
• BHXH đã đóng: 31.68 triệu/năm

Tính toán

Tổng thu nhập năm:

• Lương: 30 × 12 = 360 triệu
• Freelance: 10 × 6 = 60 triệu
• Tổng: 420 triệu

Giảm trừ:

• Bản thân: 15.5 × 12 = 186 triệu
• Người phụ thuộc: 6.2 × 12 × 1 = 74.4 triệu
• Bảo hiểm: 31.68 triệu
• Tổng giảm trừ: 292.08 triệu

Thu nhập tính thuế:

420 - 292.08 = 127.92 triệu/năm

Thuế TNCN phải nộp:

• Bậc 1 (0-120 triệu): 120 × 5% = 6 triệu
• Bậc 2 (120-127.92): 7.92 × 10% = 0.792 triệu
• Tổng: 6.792 triệu

Thuế đã khấu trừ:

• Công ty A: Giả sử 8 triệu
• Freelance: 60 × 10% = 6 triệu
• Tổng: 14 triệu

Kết quả:

Thuế đã khấu trừ - Thuế phải nộp = 14 - 6.792 = 7.208 triệu

→ Chị Lan được hoàn thuế 7.208 triệu đồng

Cách nộp hồ sơ quyết toán

Cách 1: Nộp online (khuyến nghị)

1. Đăng nhập thuedientu.gdt.gov.vn
2. Chọn “Kê khai thuế” → “Quyết toán thuế TNCN”
3. Điền mẫu 02/QTT-TNCN
4. Đính kèm chứng từ (scan)
5. Ký điện tử và nộp

Cách 2: Nộp trực tiếp

1. Chuẩn bị hồ sơ giấy
2. Đến Chi cục Thuế nơi cư trú
3. Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa
4. Nhận biên nhận

Cách 3: Nộp qua bưu điện

1. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
2. Gửi qua bưu điện đến Chi cục Thuế
3. Gửi dạng thư bảo đảm, có xác nhận
4. Lưu biên nhận bưu điện

Quy trình hoàn thuế

Điều kiện được hoàn

• Thuế đã khấu trừ > Thuế phải nộp
• Số thuế nộp thừa từ 50,000 đồng trở lên
• Đã nộp đầy đủ hồ sơ quyết toán

Các bước hoàn thuế

Bước 1: Nộp hồ sơ hoàn thuế

• Tờ khai quyết toán (đánh dấu “Đề nghị hoàn thuế”)
• Đơn đề nghị hoàn thuế
• Bản sao CCCD
• Thông tin tài khoản ngân hàng

Bước 2: Chờ xử lý

• Cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ
• Thời gian: 10-40 ngày làm việc
• Có thể yêu cầu bổ sung tài liệu

Bước 3: Nhận tiền hoàn

• Chuyển khoản vào tài khoản đã đăng ký
• Nhận thông báo qua email/SMS

Các lỗi thường gặp khi quyết toán

1. Quên kê khai thu nhập từ nguồn phụ

Vấn đề: Chỉ kê khai lương chính, bỏ sót thu nhập freelance

Hậu quả: Bị truy thu thuế + phạt nếu bị phát hiện

Giải pháp: Liệt kê TẤT CẢ nguồn thu nhập

2. Không có chứng từ khấu trừ thuế

Vấn đề: Công ty không cấp chứng từ

Giải pháp:

• Yêu cầu công ty cấp (họ có nghĩa vụ)
• Tra cứu trên thuedientu.gdt.gov.vn

3. Đăng ký người phụ thuộc không đúng

Vấn đề: Đăng ký ở nhiều nơi hoặc không đủ điều kiện

Hậu quả: Bị từ chối giảm trừ

Giải pháp: Kiểm tra và cập nhật đúng thông tin

4. Nộp quá hạn

Vấn đề: Nộp sau 31/3

Hậu quả:

• Phạt hành chính: 2-5 triệu đồng
• Phạt chậm nộp thuế: 0.03%/ngày

Giải pháp: Nộp sớm, tránh dồn cuối tháng 3

Checklist quyết toán thuế cuối năm

Trước khi quyết toán

• Thu thập chứng từ khấu trừ từ tất cả nơi chi trả
• Kiểm tra thông tin người phụ thuộc đã đăng ký
• Tính trước thuế bằng công cụ tính thuế
• Chuẩn bị tài khoản ngân hàng (để nhận hoàn thuế)

Khi quyết toán

• Điền đầy đủ thông tin tờ khai
• Kê khai TẤT CẢ nguồn thu nhập
• Đính kèm đủ chứng từ
• Kiểm tra lại số liệu trước khi nộp

Sau khi quyết toán

• Lưu lại biên nhận/mã giao dịch
• Theo dõi trạng thái xử lý
• Nộp thuế đúng hạn (nếu phải nộp thêm)
• Kiểm tra tài khoản (nếu được hoàn)

Kết luận

Quyết toán thuế TNCN là quyền và nghĩa vụ của người nộp thuế. Thực hiện đúng thời hạn và đầy đủ sẽ giúp bạn:

• Tránh bị phạt hành chính
• Nhận lại tiền thuế đã đóng thừa
• Minh bạch tài chính cá nhân

Sử dụng Công cụ tính thuế TNCN để tính trước số thuế và chuẩn bị cho việc quyết toán.

Lưu ý: Quy định thuế có thể thay đổi. Vui lòng tham khảo văn bản pháp luật chính thức hoặc tư vấn chuyên gia.